★アクションの説明、概要
JobAutoでOutlookのメールと添付ファイルを指定したフォルダへ保存する方法について説明します。
「OUTLOOKのメールを保存」アクションは、「OUTLOOKのメールの繰り返し」の中で使用します。
繰り返し処理で現在処理対象となっている1件のメールと、そのメールに添付されているファイルを指定したフォルダへ保存できます。
保存先には変数やシステム値を使用できるため、処理内容に応じて保存先フォルダを変更することもできます。
このアクションを使用するには、JobAutoを実行するPCであらかじめOutlookを利用できるよう設定しておく必要があります。
アクションの設定画面を開くときにOutlookのデータを読み込むため、画面が表示されるまで時間がかかる場合があります。
本アクションではあらかじめOutlookへ設定が必要です。こちらを参照してください。
★アクションの作成方法
★アクションの設定画面について
アクション設定画面の設定項目について説明します。
１．基本設定
１－１．件名
「OUTLOOKのメールの繰り返し」で現在処理対象となっているメールの件名が表示されます。このアクションでは設定や変更はできません。
１－２．差出人
「OUTLOOKのメールの繰り返し」で現在処理対象となっているメールの差出人が表示されます。このアクションでは設定や変更はできません。
１－３．保存先
メールと添付ファイルを保存するフォルダを設定します。変数を使用できます。また、システム値も使用できます。システム値の説明はこちら。
１－４．すでにファイルが存在する場合はエラーとする
保存先フォルダに同名のファイルが存在する場合、通常は上書き保存されます。上書きせずエラーとして処理する場合は、チェックを入れます。
２．高度な設定
２－１．アクション有効
このアクションを無効にする場合は、チェックを外します。
３．エラー発生時の対応
３－１． エラー時の処理
エラーが発生したときの設定を行います。詳細はこちらをご確認ください。
３－２．基点となる条件分岐
「エラー時の処理」で「条件分岐の次のフローに移動」を選択した場合に設定します。アクションでエラーが発生したときの移動先となる条件分岐を選択します。
３－３． エラー時にログ出力
エラーが発生したときにログに出力するか設定します。スケジュール実行したときのログへ出力されます。エラーとして扱わない場合は、チェックを外します。詳細はこちらをご確認ください。
Outlookメールと添付ファイルを保存する場合
「OUTLOOKのメールの繰り返し」で 現在処理しているメールを保存したい場合は、 「OUTLOOKのメールを保存」アクションを使用します。
メールだけでなく、 メールに添付されているファイルも 指定したフォルダへ保存します。
「OUTLOOKのメールの繰り返し」の中で使用する
「OUTLOOKのメールを保存」は、 単独で保存対象のメールを検索するアクションではありません。
先に「OUTLOOKのメールの繰り返し」で 処理対象となるメールを抽出し、 繰り返し処理の中へ 「OUTLOOKのメールを保存」を作成します。
繰り返し処理で現在対象となっているメールが、 保存処理の対象になります。
メールを保存する基本的な流れ
- 「OUTLOOKのメールの繰り返し」を作成します。
- 件名、差出人、対象トレイなどを設定し、 処理するメールを絞り込みます。
- 繰り返し処理の中へ 「OUTLOOKのメールを保存」を作成します。
- 「保存先」に、 メールと添付ファイルを保存するフォルダを設定します。
- 対象となったメールを1件ずつ処理しながら、 メールと添付ファイルを保存します。
件名と差出人について
「件名」と「差出人」には、 「OUTLOOKのメールの繰り返し」で 現在処理しているメールの情報が表示されます。
「OUTLOOKのメールを保存」アクションでは、 件名や差出人を設定・変更することはできません。
保存するメールの条件は、 「OUTLOOKのメールの繰り返し」で設定してください。
メールと添付ファイルの保存先を指定する
「保存先」では、 現在処理しているメールと添付ファイルを 保存するフォルダを設定します。
保存先には、 JobAutoの変数やシステム値を使用できます。
ロボットの処理内容に応じて 保存先フォルダを変更したい場合にも利用できます。
同じ名前のファイルがすでに存在する場合
保存先のフォルダに 同じ名前のファイルがすでに存在する場合、 標準ではファイルが上書き保存されます。
既存ファイルを上書きしたくない場合は、 「すでにファイルが存在する場合はエラーとする」 にチェックを入れます。
| 設定 | 同名ファイルが存在する場合 |
|---|---|
| チェックなし | 既存ファイルへ上書き保存します。 |
| チェックあり | 上書きせずエラーとして処理します。 |
「受信メールの保存」と「OUTLOOKのメールを保存」の違い
| アクション | 用途 |
|---|---|
| 受信メールの保存 | 件名、差出人、対象トレイなどで 対象メールを抽出して保存します。 |
| OUTLOOKのメールを保存 | 「OUTLOOKのメールの繰り返し」で 現在処理している1件のメールと 添付ファイルを保存します。 |
メールを保存した後に移動・既読にする場合
「OUTLOOKのメールの繰り返し」の中では、 メールの保存以外のOutlook操作も組み合わせて使用できます。
たとえばメールを保存した後に、 「OUTLOOKのメールを移動」で処理済みフォルダへ移動したり、 「OUTLOOKのメールを既読にする」で 処理済みのメールを既読にすることができます。
Outlookメールを保存できない場合の確認順序
- 「OUTLOOKのメールの繰り返し」の中に アクションが作成されているか確認します。
- 「OUTLOOKのメールの繰り返し」で 対象となるメールが抽出されているか確認します。
- 「保存先」に 正しいフォルダが設定されているか確認します。
- 保存先に変数を使用している場合は、 変数に想定した値が格納されているか確認します。
- 保存先に同じ名前のファイルが存在していないか確認します。
- 同名ファイルがある場合は、 「すでにファイルが存在する場合はエラーとする」の 設定を確認します。
- JobAutoを実行しているPCで Outlookを利用できる状態になっているか確認します。
- 「高度な設定」の「アクション有効」に チェックが入っているか確認します。
- エラーが発生している場合は、 「エラー発生時の対応」と実行ログを確認します。