★アクションの説明、概要
JobAutoからOutlookへメールの下書きを保存する方法について説明します。
「メールを下書き保存する」アクションでは、 宛先、CC、BCC、Reply-To、件名、本文などを設定し、 メールを送信せずOutlookの下書きとして保存できます。
メールアドレスや件名、本文などには JobAutoの変数を使用できるため、 ロボットの処理で取得した値を使って 下書きメールを自動作成できます。
ファイルを添付した状態で メールの下書きを作成することもできます。
このアクションを使用するには、 Outlookでメールを利用できるよう あらかじめ設定しておく必要があります。
メールの宛先（TOやCCなど）が複数の場合、メールアドレスを「,」（カンマ）で区切って入力してください。
★アクションの作成方法
★アクションの設定画面について
アクション設定画面の設定項目について説明します。
１．基本設定
１－１．差出人
送信元のメールアドレスを設定します。
１－２．宛先
送信先のメールアドレスを設定します。変数も参照できます。
１－３．CC
CCのメールアドレスを設定します。変数も参照できます。
１－４．BCC
BCCのメールアドレスを設定します。変数も参照できます。
１－５．Reply-To
Reply-Toのメールアドレスを設定します。変数も参照できます。
１－６．件名
メール件名を設定します。変数も参照できます。またシステム値を使用可能です。システム値の説明はこちら。
１－７．本文
メール本文を設定します。変数も参照できます。またシステム値を使用可能です。システム値の説明はこちら。
・拡大編集
メール本文を別の画面に表示させて編集します。
１－８．下記のファイルを添付
添付1」から「添付5」に設定したファイルを添付する場合に選択します。添付するファイルのパスには変数も参照できます。
１－９．指定のフォルダ下のファイルを添付
6つ以上のファイルを添付する場合は、「指定のフォルダ下のファイルを添付」を選択します。添付するファイルを保存したフォルダのパスを設定します。変数も参照できます。
２．送信サーバ（SMTP）情報
「メールを下書き保存する」アクションではOutlookの機能を使用するため、送信サーバ（SMTP）情報は設定できません。
３．高度な設定
３－１．タイトルをiso-2022-jpをエンコードする
メールの件名をISO-2022-JPでエンコードする場合は、チェックを入れます。
３－２．メール送信方式
「メールを下書き保存する」アクションでは、Outlookを使用してメールの下書きを保存します。
・Outlookにメールを下書き保存する
Outlookの機能を使用してOutlookへメールの下書きを保存します。下書きを保存するためにはOutlookへ設定が必要です。こちらを参照してください
３－３．設定した添付ファイルがない場合
・エラーにしない
メール送信時に添付ファイルに設定されたパスに実際にファイルがない場合でも、エラーになりません。
・エラーにする
メール送信時に添付ファイルに設定されたパスに実際にファイルがない場合、エラーになります。
３－４．アクション有効
このアクションを無効にする場合は、チェックを外します。
４．エラー発生時の対応
４－１． エラー時の処理
エラーが発生したときの設定を行います。詳細はこちらをご確認ください。
４－２．基点となる条件分岐
「エラー時の処理」で「条件分岐の次のフローに移動」を選択した場合に設定します。アクションでエラーが発生したときの移動先となる条件分岐を選択します。
４－３． エラー時にログ出力
エラーが発生したときにログに出力するか設定します。スケジュール実行したときのログへ出力されます。エラーとして扱わない場合は、チェックを外します。詳細はこちらをご確認ください。
Outlookにメールの下書きを自動作成する場合
メールを自動送信せず、 Outlookへ下書きとして保存したい場合は、 「メールを下書き保存する」アクションを使用します。
宛先、件名、本文などをJobAutoで設定し、 作成したメールをOutlookの下書きへ保存できます。
下書き保存後に人が内容を確認し、 必要に応じて修正してから送信したい場合に利用できます。
変数を使ってメールの下書きを作成する場合
差出人、宛先、CC、BCC、Reply-To、 件名、本文などには、 JobAutoの変数を使用できます。
ロボットの処理中に取得した値を変数へ格納しておくことで、 処理対象ごとに異なる宛先や内容の 下書きメールを作成できます。
件名と本文では、 JobAutoのシステム値も使用できます。
複数の宛先を指定する場合
TO、CC、BCCへ複数のメールアドレスを設定する場合は、 メールアドレスをカンマ「,」で区切って指定します。
ファイルを添付した下書きを作成する場合
メールへファイルを添付する場合は、 「添付1」から「添付5」へ 添付するファイルのパスを設定します。
添付ファイルのパスには、 JobAutoの変数を使用できます。
添付ファイルが存在しない場合の処理
高度な設定では、 設定した添付ファイルが存在しない場合に エラーとするかどうかを設定できます。
| 設定 | 動作 |
|---|---|
| エラーにしない | 指定したパスにファイルが存在しなくても、 エラーとして扱いません。 |
| エラーにする | 指定したパスにファイルが存在しない場合、 エラーとして扱います。 |
Outlookの設定が必要
「メールを下書き保存する」では、 Outlookの機能を使用します。
そのため、 JobAutoを実行するPCで Outlookからメールを利用できる状態に あらかじめ設定しておく必要があります。
このアクションでは SMTPサーバ情報を設定してメールを送信するのではなく、 Outlookへメールの下書きを保存します。
「メールを送信する」と「メールを下書き保存する」の違い
| アクション | 用途 |
|---|---|
| メールを送信する | JobAutoからメールを送信します。 |
| メールを下書き保存する | メールを送信せず、 Outlookの下書きとして保存します。 |
メールの内容を確認してから送信したい場合
JobAutoでメール本文まで自動作成したいものの、 自動送信せず人が内容を確認してから送信したい場合は、 「メールを下書き保存する」が適しています。
JobAutoで宛先、件名、本文、添付ファイルなどを設定して Outlookの下書きを作成し、 その後Outlookから内容を確認して送信できます。
Outlookに下書き保存できない場合の確認順序
- JobAutoを実行しているPCで Outlookが利用できる状態になっているか確認します。
- 宛先に正しいメールアドレスが設定されているか確認します。
- 複数のメールアドレスを指定している場合は、 カンマ「,」で区切られているか確認します。
- 件名や本文に変数を使用している場合は、 実行時に変数へ想定した値が格納されているか確認します。
- 添付ファイルを指定している場合は、 設定したパスにファイルが存在するか確認します。
- 添付ファイルが存在しない場合の エラー設定を確認します。
- 「高度な設定」の「アクション有効」に チェックが入っているか確認します。
- エラーが発生している場合は、 「エラー発生時の対応」と実行ログを確認します。