★アクションの説明、概要
JobAutoでOutlookの受信メールを 指定したフォルダへ保存する方法について説明します。
「受信メールの保存」アクションでは、 メールの件名、差出人、対象トレイなどを指定して 保存対象のメールを絞り込むことができます。
対象となったメールについて、 メール本文と添付ファイルを 指定したフォルダへ保存します。
まだ保存していないメールだけを対象にする 「差分のみ取得」や、 処理対象とする受信期間も設定できます。
このアクションを使用するには、 JobAutoを実行するPCで あらかじめOutlookを利用できるよう設定しておく必要があります。こちらを参照してください。
アクションの設定画面を開くときに、Outlookのデータを読み込んでいます。そのため開くまでに時間がかかることがあります。
★アクションの作成方法
★アクションの設定画面について
アクション設定画面の設定項目について説明します。
「件名に含む文字」「差出人」「対象トレイ」で保存するメールを絞り込み、「保存先フォルダ」にメール本文や添付ファイルを保存するフォルダを設定します。
１．基本設定
１－１．件名に含む文字
保存対象とするメールの件名に含まれる文字を設定します。件名の一部を指定することもできます。変数も参照できます。
１－２．差出人
保存対象とするメールの差出人メールアドレスを設定します。メールアドレスは完全に一致する必要があります。変数も参照できます。
１－３．対象トレイ
保存対象のメールが入っているOutlookのトレイを設定します。変数も参照できます。
１－４．保存先フォルダ
メール本文や添付ファイルを保存するフォルダを設定します。変数やシステム値も使用できます。システム値の説明はこちら。
２．高度な設定
２－１．保存先について
・差分のみ取得
まだ保存していないメールだけを保存します。すでに保存済みのメールは対象外になります。
２－２．Outlookについて
・事前に送受信する
アクションを実行する直前にOutlookで送受信を行います。新着メールを受信してから保存処理を実行したい場合に使用します。
・事前にOutlookを終了する
アクションを実行する前にOutlookが起動している場合、Outlookを終了します。Outlookが起動していることでアクションが正常に動作しない場合に使用します。
・受信期間
保存対象とするメールを、どこまで過去にさかのぼって取得するか設定します。
＞昨日以降
アクションを実行した日の1日前以降に受信したメールを対象にします。
＞１週間前以降
アクションを実行した日の1週間前以降に受信したメールを対象にします。
＞期間指定無し
過去に受信したすべてのメールを対象にします。
２－３．アクション有効
このアクションを無効にする場合は、チェックを外します。
３．エラー発生時の対応
３－１． エラー時の処理
エラーが発生したときの設定を行います。詳細はこちらをご確認ください。
３－２．基点となる条件分岐
「エラー時の処理」で「条件分岐の次のフローに移動」を選択した場合に設定します。アクションでエラーが発生したときの移動先となる条件分岐を選択します。
３－３． エラー時にログ出力
エラーが発生したときにログに出力するか設定します。スケジュール実行したときのログへ出力されます。エラーとして扱わない場合は、チェックを外します。詳細はこちらをご確認ください。
Outlookの受信メールを自動保存する場合
Outlookで受信したメールの本文や添付ファイルを 自動的にフォルダへ保存したい場合は、 「受信メールの保存」アクションを使用します。
件名、差出人、対象トレイなどを設定し、 条件に該当するメールを保存対象にできます。
件名で保存するメールを絞り込む
「件名に含む文字」では、 保存対象にしたいメールの件名を設定します。
件名全体を指定する必要はなく、 件名の一部を指定して 保存対象にすることができます。
「件名に含む文字」には、 JobAutoの変数を使用できます。
差出人で保存するメールを絞り込む
「差出人」では、 保存対象にしたいメールの 差出人メールアドレスを設定します。
「差出人」には、 JobAutoの変数を使用できます。
差出人メールアドレスが一部でも欠けている場合は 保存対象にならないため、 設定するメールアドレスを確認してください。
保存するOutlookのトレイを指定する
「対象トレイ」では、 保存対象のメールが入っている Outlookのトレイを指定します。
対象トレイには JobAutoの変数を使用できます。
メール本文と添付ファイルの保存先を指定する
「保存先フォルダ」では、 メール本文や添付ファイルを 出力するフォルダを設定します。
保存先フォルダには、 JobAutoの変数やシステム値を使用できます。
処理日や処理対象によって 保存先を変更したい場合にも利用できます。
未保存のメールだけを保存する場合
すでに保存したメールを再度保存せず、 まだ保存していないメールだけを対象にしたい場合は、 「差分のみ取得」を使用します。
「差分のみ取得」を使用すると、 保存済みのメールは対象外となり、 未保存のメールだけを保存できます。
定期的に受信メールを保存するロボットでは、 同じメールを繰り返し保存しないために利用できます。
最新のメールを受信してから保存する場合
アクション実行前にOutlookの送受信を行いたい場合は、 「事前に送受信する」を使用します。
この設定を使用すると、 Outlookで送受信を実行してから メールの保存処理を行います。
まだ対象トレイへ入っていない新着メールも 受信してから処理したい場合に利用します。
Outlookが起動している場合
すでにOutlookが起動していることで アクションが正常に動作しない場合に備えて、 「事前にOutlookを終了する」を設定できます。
この設定を使用すると、 アクション実行前にOutlookが起動していた場合、 Outlookを終了してから処理を行います。
保存対象とするメールの受信期間
保存対象のメールを どこまで過去にさかのぼって処理するか設定できます。
| 設定 | 対象となるメール |
|---|---|
| 昨日以降 | アクションを実行した日の 1日前以降に受信したメールを対象にします。 |
| 1週間前以降 | アクションを実行した日の 1週間前以降に受信したメールを対象にします。 |
| 期間指定無し | 過去に受信したメールをすべて処理対象にします。 |
「受信メールの保存」と「OUTLOOKのメールを保存」の違い
| アクション | 用途 |
|---|---|
| 受信メールの保存 | 件名、差出人、対象トレイなどで対象メールを絞り込み、 該当するメールの本文や添付ファイルを保存します。 |
| OUTLOOKのメールを保存 | 「OUTLOOKのメールの繰り返し」で 現在処理しているメールと添付ファイルを保存します。 |
複数のメールを1件ずつ処理したい場合
対象となるメールについて、 保存するだけでなく 1件ずつ異なる処理を行いたい場合は、 「OUTLOOKのメールの繰り返し」を使用します。
繰り返し処理の中では、 「OUTLOOKのメールを保存」、 「OUTLOOKのメールを移動」、 「OUTLOOKのメールを既読にする」 などのアクションを組み合わせて使用できます。
受信メールを保存できない場合の確認順序
- JobAutoを実行しているPCで Outlookを利用できる状態になっているか確認します。
- 「件名に含む文字」が 保存対象メールの件名と一致しているか確認します。
- 「差出人」に 正しいメールアドレスが設定されているか確認します。
- 「対象トレイ」に 目的のメールが保存されているトレイを指定しているか確認します。
- 「保存先フォルダ」が 正しいパスになっているか確認します。
- 「受信期間」の設定によって 目的のメールが対象外になっていないか確認します。
- 「差分のみ取得」を使用している場合は、 対象メールがすでに保存済みとして扱われていないか確認します。
- 最新のメールがOutlookへまだ受信されていない場合は、 「事前に送受信する」の設定を確認します。
- Outlookが起動していることで正常に動作しない場合は、 「事前にOutlookを終了する」を確認します。
- 「高度な設定」の「アクション有効」に チェックが入っているか確認します。